Datamatrix y distribución

'Datamatrix no es aplicable a la distribución'.

A un mes escaso del comienzo del piloto ésta era la primera conclusión de calado del mismo si nos atenemos a los comentarios de los representantes de los agentes aparecidos en prensa y a la retirada de Farmaindustria del proyecto.

Se trataría de una decisión sorprendente pues es difícil imaginar una razón técnica de suficiente peso, a estas alturas del proyecto, para descartar una de las tecnologías de marcaje en la distribución.

Quiero aclarar otra vez que esto no significa posicionarme a favor de Datamatrix. Me preocupa que, con la misma facilidad con la que se puede haber llegado a esta conclusión, se encuentre algún impedimento para la implantación de RFID y que la trazabilidad entre en una vía muerta en España.

Sí puedo estar de acuerdo con que, en el marco de un piloto tan limitado, la implementación de los sistemas necesarios para comprobar de manera fehaciente la viabilidad de Datamatrix es prácticamente imposible en la Distribución. Más adelante volveremos sobre este tema.

Por supuesto, no conozco los motivos exactos por los que se podría haber llegado al descarte de Datamatrix (al margen de las declaraciones de los agentes) y por eso planteo el ejercicio contrario, repasar porqué creo que Datamatrix es aplicable incluso en la Distribución.

Un sistema de trazabilidad interno precisa primero recibir y registrar información adecuada sobre las unidades que se reciben y mantener desde ese punto un conjunto de operaciones auxiliares destinadas a controlar los flujos de producto y sus cambios de configuración (agrupación) hasta el momento de su entrega a otro agente. Estas operaciones permitirán disponer de la información que es necesario transmitir junto al producto de salida, cerrando de esta manera el ciclo. El sistema de trazabilidad externo registrará básicamente la información de movimientos entre agentes.

La información de los movimientos se sustenta en la identificación única de las unidades. En lo sucesivo, se asume que se identifican, no sólo las unidades básicas (estuches o equivalente) sino también las de agregación (agrupados, cajas, palés, cubetas, etc.). Las cuestiones relativas a la agrupación o a la inferencia quedarán para otro comentario.

Cuando se habla de comparar Datamatrix con RFID hay que hacer una pequeña puntualización. El uso de Datamatrix es necesario en los estuches, ya que permite condensar un mayor volumen de información en el pequeño espacio disponible, que los códigos de barras tradicionales (1D). Para unidades más grandes es posible emplear estos últimos, aprovechando así algunos de los sistemas de gestión automática que se utilizan actualmente.

El primer punto, de acuerdo a lo comentado, sería el de recepción por el agente de las unidades (normalmente unidades agrupadas) adecuadamente identificadas y acompañadas de la información necesaria. La normalización de las unidades de agrupación (etiquetado, composición, etc.) y la transmisión telemática de la información (que ahora mismo no hacen gran parte de los fabricantes) constituirían un requisito del sistema de trazabilidad que, adecuadamente gestionado, ofrecería enormes oportunidades de mejora para la eficiencia del distribuidor.

Actualmente hay líneas que gestionan de forma automática aquellas unidades adecuadamente identificadas (mediante CDB 1D y recepción vía EDI de la información) y multiplican el rendimiento frente a aquellas que, por no estar normalizadas, requieren una gestión manual.

La información pormenorizada de las unidades recibidas, debería facilitar los procesos de almacenamiento, control, logística inversa, etc. pero no nos extenderemos en estos aspectos.

El siguiente punto comprendería la gestión interna de las unidades y la preparación de los envíos. Este apartado incluiría una amplia gama de operaciones de lo más diversas. Desde el punto de vista de la trazabilidad puede ser más importante distinguir entre operaciones manuales y automatizadas.

En la gestión interna de las unidades, es posible que sea preciso reconfigurar la composición de las mismas. Este tipo de operación en caso de producirse, se haría manualmente o afectaría a las unidades de mayor nivel, por lo que no supone ningún problema la lectura óptica de los códigos. Un agente sólo debe informar de aquellas unidades que manipule. Las que no experimenten ningún cambio en su composición, se identificarán a partir de la unidad superior y el contenido estará previamente registrado en el sistema central.

El problema principal desde la perspectiva del uso de Datamatrix para dar trazabilidad en la distribución, se plantea especialmente en la conformación de las cubetas para las oficinas de farmacia. Este proceso, mayoritariamente, se realiza de forma automatizada con las unidades identificadas de menor nivel (que presentan una gran variedad en tamaños y formas) y requiere el mayor grado de eficiencia ya que se realizan dos o incluso más entregas diariamente bajo pedido.

Esta operación se basa en el uso de complejos almacenes automatizados en los que, de acuerdo a cada agente y a la tipología y naturaleza del producto, pueden convivir distintas operaciones de conformado automáticas y semiautomáticas.

En la página de KNAPP (fabricante de equipos para gestión logística automatizada) pueden encontrarse ejemplos de este tipo de sistemas.

Las cubetas, identificadas mediante código de barras, recorren distintas zonas del almacén, recibiendo las unidades de producto determinadas por el sistema en función de las solicitudes de las oficinas de farmacia. Finalmente llegan a un área de carga donde esperan las furgonetas para su transporte.

En las operaciones de conformado semiautomáticas la lectura del código de las unidades por parte del operador no debería ser un problema ni afectar de forma perceptible al rendimiento. Requeriría modificar los sistemas para leer Datamatrix y añadir identificador, lote y fecha de caducidad a la lectura del CNP que se hace actualmente, además de asociar unidades y cubetas.

Más complejos serían los cambios necesarios en los sistemas totalmente automatizados que gestionan la mayor parte del volumen total. En estos casos, las unidades son colocadas en dispensadores automáticos que liberan el producto en sincronización con la circulación de las cubetas.

La solución perfecta pasaría por colocar un lector en el extremo inferior de cada dispensador para controlar la unidad que se va a entregar y asociarla con el identificador de la cubeta que la recibirá. En la práctica, esto puede plantear problemas no solo de sincronización, sino también por la posición y colocación de los lectores, la adecuación de la ubicación del símbolo Datamatrix en cada unidad, las dispensaciones no controladas, etc.

Alternativamente se puede plantear registrar en el sistema las unidades que se añaden manualmente al dispensador y que la lista se vaya actualizando en función de que las unidades se vayan liberando. Esta posibilidad presenta el problema de que el dispensador pudiera liberar puntualmente más unidades de las previstas y requeriría protocolos estrictos de funcionamiento. Son problemas concretos en los que se puede trabajar para buscar soluciones (por ejemplo el uso de dos lectores por dispensador).

Desde luego, la solución no va a ser sencilla, pero si se han desarrollado sistemas tan complejos como los existentes, parece difícil de creer que no se puedan incorporar operaciones de trazabilidad. Al menos, es curioso que se haya podido llegar a esa conclusión después de tan sólo algo más de un mes de trabajo.

Además, si finalmente se demostrara, que no es viable el uso de Datamatrix por las características especiales de esta operación, siempre queda una carta en la manga. Hay que tener en cuenta que la recepción en las oficinas de farmacia registrará la misma información que la operación de conformado de las cubetas; el contenido en unidades identificadas de las mismas. Esto permitiría, en el mejor caso, emplear la información de recepción en la oficina de farmacia como respaldo de la obtenida en el distribuidor y, en el peor sustituirla. Si realmente no se puede leer en el distribuidor aprovéchese la lectura que, de cualquier manera, se va realizar en las farmacias.

Planteemos ahora la situación desde la perspectiva específica de la realización del piloto. El desarrollo del proyecto requiere, sólo para la fase de conformado de cubetas, la integración temporal de una serie de sistemas en las entrañas de un complejo almacén automatizado, y modificaciones en los automatismos y el software de éste para asegurar la sincronización de las lecturas con el recorrido de las cubetas e incorporar la información adicional de las unidades. Esto deberá hacerse a la vez que se mantiene la operativa normal.

Es fácil imaginar que los propietarios de los almacenes donde se van a realizar las pruebas se cuidarían mucho de permitir estas manipulaciones en el sistema sin un adecuado plan de estudio y de diseño que, sin duda, excedería notablemente el presupuesto y los plazos previstos para el presente proyecto. Lo más sencillo para todos posiblemente sea decir que 'Datamatrix no es aplicable en la Distribución'.

Yo creo que, dentro del marco del piloto, es posible analizar las distintas posibilidades y soluciones (aun cuando no se implementen en la práctica) y preparar un informe serio sobre su viabilidad y su coste. En el peor de los casos, la solución de aceptar la información de recepción en las farmacias es sencilla y perfectamente viable.

Si de verdad se quiere implantar un sistema de trazabilidad, se debe exigir a los promotores de esta iniciativa, que hagan un análisis riguroso y real de la problemática y planteen soluciones viables. Propongo que se abran foros de discusión donde no sólo los agentes, sino también fabricantes de equipos y empresas especializadas puedan aportar ideas para superar esas dificultades.

No deben aceptarse en ningún caso conclusiones simplistas que comprometan el posterior desarrollo de un sistema de trazabilidad cuyo fin último es la protección de los consumidores.

FELIZ 2010.